10 étapes de la rédaction d’un email efficace

Vous trouverez ci-dessous une liste de nos 10 meilleurs conseils pour rédiger un e-mail efficace. En suivant ces suggestions, vous obtiendrez une meilleure réponse de vos e-mails et vous rendrez l’e-mail plus agréable pour vous et vos destinataires.

Gardez vos emails courts

Moins est plus. Plus vous pouvez conserver votre e-mail plus court tout en relayant votre message ou votre question, mieux c’est. Nous suggérons tout au plus trois paragraphes de texte.

Faire une ligne de sujet claire et facile à lire

L’objet de l’e-mail doit contenir suffisamment d’informations pour permettre au destinataire de connaître le contenu d’un e-mail.

Rendre le courrier électronique personnel

Toujours inclure le nom ou l’alias du destinataire du courrier électronique. Si vous souhaitez que l’e-mail soit encore plus personnel, indiquez également votre vrai nom dans l’e-mail.

Surveillez votre orthographe et votre grammaire

Le courrier électronique avec des fautes d’orthographe et d’autres erreurs grammaticales indique au lecteur que ce n’est pas si important. Toujours vérifier l’orthographe, garder à l’esprit les suggestions ci-dessous et vérifier le courrier électronique avant de l’envoyer.

• Toujours utiliser la ponctuation et la capitalisation appropriées.
• N’utilisez jamais de raccourcis ou d’acronymes que les gens ne comprennent pas.
• Ne pas écrire dans toutes les capsules; ça donne l’impression que vous êtes en train de JOUER.

Ne pas transmettre de blagues et autres courriels

Bien que vous puissiez trouver une blague drôle ou trouver un courrier électronique intéressant ou dérangeant, la plupart des gens n’apprécient pas de recevoir des courriers électroniques. Ne transmettez jamais vos courriels à tous vos amis et à votre famille.

Rappelez-vous que l’email n’est pas privé

Sachez que le courrier électronique n’est pas chiffré et peut être transmis à d’autres personnes. N’envoyez jamais de données personnelles ou confidentielles dans un courrier électronique.

Répondre aux emails efficacement

Lorsque vous répondez à des e-mails, gardez à l’esprit les suggestions ci-dessous.

• Essayez de répondre aux e-mails le plus rapidement possible.
• Utilisez l’option « Répondre à tous » avec précaution. Assurez-vous que le CC contient plusieurs destinataires dont tout le monde a besoin pour voir votre réponse.
• Conservez le fil de discussion (messages précédents) dans le corps du message et votre réponse en haut. Garder le message précédent aide le lecteur à se souvenir de la discussion par courrier électronique.
• N’utilisez pas les options du programme de messagerie telles que «haute priorité», «réponses automatiques», «lire les reçus», etc.

Gardez le CC et le BCC au minimum

Lorsque vous utilisez CC pour envoyer des messages électroniques à plusieurs destinataires, essayez de limiter la liste au minimum. Souvent, quand quelqu’un voit plus de quatre dans la liste, ils ne tiendront pas compte comme important ou pas penser à l’un des autres bénéficiaires vont prendre soin de l’e-mail.

En outre, utiliser BCC au lieu de CC quand il n’a pas d’importance pour les destinataires du courrier électronique pour voir que le courriel a été envoyé à et pour aider à garder les adresses e-mail de tout le monde privé.

Utiliser du texte en clair au lieu du HTML

Envoyez toujours vos e-mails en texte clair. Ce n’est peut-être pas aussi joli, mais il permet de lire le courrier plus facilement et est souvent moins distrayant.

Utilisez une signature propre

Les signatures peuvent être une méthode efficace pour afficher vos informations de contact au bas des e-mails. Toutefois, suivez l’étiquette des signatures de courrier électronique lors de la création d’une signature.