14 astuces de Microsoft Excel 2010 pour les utilisateurs intermédiaires

Qu’il s’agisse d’un simple utilisateur de Microsoft Excel ou un utilisateur expérimenté avec des feuilles de calcul, il existe généralement des choses que vous pouvez apprendre sur le programme de Microsoft et des points qui peuvent être actualisés dans votre mémoire. Donc, nous avons rassemblé cette compilation de 14 astuces pour ceux d’entre vous utilisant Excel 2010, en passant par certaines fonctionnalités importantes – et en vous assurant que vous en tirez le meilleur parti. En outre, certains de ces astuces couvrent les compétences essentielles de niveau intermédiaire que vous devez savoir quelle que soit la version d’Excel que vous utilisez.

Cette liste d’astuces et astuces est destinée aux utilisateurs « intermédiaires » de Microsoft Excel car ils assument une certaine compréhension de base de la façon dont Excel fonctionne. Les utilisateurs avancés trouveront vraisemblablement quelque chose, aussi, et pour plus de dix astuces pratiques, consultez cet article.

Ouvrez la fenêtre Office sur deux vues différentes

Voici une astuce qui s’applique à Word et Excel 2010 de manière légèrement différente. En divisant la fenêtre de la feuille de calcul / document en deux volets distincts, vous pouvez visualiser et modifier deux parties largement séparées d’un document en même temps. Cela signifie que, dans Word, par exemple, vous pouvez travailler sur le premier chapitre de votre roman dans le volet supérieur et le dernier chapitre dans le volet inférieur, et sautez entre eux simplement en cliquant sur la souris – ou en tapant F6 pour faire un cycle entre Deux volets, le ruban et la barre d’état. C’est la même affaire dans Excel.

Word vous permet même de modifier le niveau de zoom dans les deux volets, comme indiqué dans l’image ci-dessus, afin que vous puissiez afficher plusieurs pages dans un seul volet en regardant le texte en taille réelle dans l’autre. Vous pouvez diviser la fenêtre en faisant glisser la barre de répartition en haut de la barre de défilement verticale ou en ouvrant l’onglet Affichage sur le ruban et en sélectionnant Split (ou Supprimer le Split pour restaurer une seule fenêtre). Excel possède une fonctionnalité de fenêtre partagée similaire, mais malheureusement, ne vous permet pas de choisir différents niveaux de zoom dans chaque volet.

Obtenez plus d’informations dans la barre d’état d’Excel

Il est facile d’ignorer la richesse des données que les applications Office fournissent en un coup d’œil sur la barre d’état. Par défaut, la barre d’état d’Excel affiche, entre autres, le nombre moyen, le nombre et la somme des cellules sélectionnées. Mais si vous cliquez avec le bouton droit sur la barre d’état, un menu vous permet de personnaliser l’affichage. Vous pouvez ajouter, par exemple, le Minimum et le Maximum des éléments actuellement sélectionnés, ou le « Nombre Numérique » – ce qui signifie « le nombre de cellules avec des données numériques », par opposition à « Count », qui signifie « le nombre de cellules Qui contiennent tout.  »

Utilisez une gamme nommée dans une formule dans Excel

Une grande commodité d’une gamme nommée est que vous pouvez l’utiliser dans une formule au lieu d’un ensemble d’adresses de cellules. Appuyez sur F2 pour ouvrir la barre de formule, commencez à écrire ou à modifier votre formule, et placez le curseur sur lequel vous utilisez normalement les adresses cellulaires. Dans l’onglet Formule dans la Règle, cliquez sur Utiliser dans la Formule et choisissez un nom de gamme unique dans le menu déroulant ou sélectionnez plusieurs noms dans la boîte de dialogue Coller Nom affichée ici.

Convertir un résultat de formule Excel en texte statique

Voici une astuce simple qui peut sauver beaucoup de travail manuel. Je souhaite souvent conserver les résultats des formules ou des calculs, et je souhaite rejeter les données d’origine qui ont été répertoriées. Par exemple, j’impose souvent des colonnes de données textuelles, puis j’utilise la fonction Concatenate d’Excel pour combiner deux colonnes de données (par exemple, les prénoms et les derniers noms) dans une troisième colonne (noms complets), puis je souhaite supprimer le fichier maintenant, Matériel redondant dans mes deux colonnes originales.

Si je supprime simplement les deux colonnes originales, les résultats de la nouvelle colonne disparaîtraient avec elle, alors j’ai d’abord besoin de convertir la nouvelle colonne en texte statique. Pour ce faire pour une seule cellule, sélectionnez la colonne ou les cellules que vous souhaitez convertir en texte statique, appuyez sur F2 pour ouvrir la barre de formule, appuyez sur F9 pour évaluer la formule et la touche Entrée. Pour ce faire pour plusieurs cellules, sélectionnez les cellules que vous souhaitez convertir, appuyez sur Ctrl-C pour les copier dans le presse-papiers, appuyez sur Ctrl-V pour coller, puis, dans le menu déroulant, sélectionnez la première icône sous Coller les valeurs à Collez le résultat de la formule à la place de la formule elle-même.

Remplissez automatiquement une ligne ou une colonne avec une liste personnalisée de noms

Excel remplit automatiquement une ligne avec les noms de mois ou de jours de semaine lorsque vous tapez les premiers éléments de la ligne, puis sélectionnez les cellules et faites glisser la « poignée de remplissage » dans le coin inférieur droit de la sélection pour étendre la série. Si vous avez une série de mots ou de noms que vous entrez fréquemment à la main, créez une liste de remplissage automatique personnalisée. Cliquez sur Fichier, puis sur Options, puis sur Avancé. Faites défiler vers le bas vers le bas du menu Advanced. Sous la rubrique Général, cliquez sur Modifier les listes personnalisées … et dans la boîte de dialogue Liste des douanes, cliquez sur Nouvelle liste et entrez votre liste de mots.

Mettre en place plusieurs feuilles dans la même feuille de travail pour l’inspection

Dans l’image ci-dessus, notez la case en haut à droite. Comment puis-je avoir deux feuilles de la même feuille de calcul pour apparaître sur le même écran? Simple. Dans l’onglet Affichage, j’ai cliqué sur Nouvelle fenêtre, puis Regardez côte à côte. Par défaut, l’option Synchronous Scrolling est activée, de sorte que vous pouvez faire défiler les deux pages en faisant glisser la barre de curseur dans l’une d’elles. Mais vous pouvez désactiver le défilement synchrone si vous préférez faire défiler chaque feuille séparément.

Formatage conditionnel avec des nombres négatifs dans Excel

Dans Excel 2010, vous pouvez appliquer l’une des options de formatage conditionnel codées par couleur pré-construites aux données qui incluent des nombres négatifs (pas seulement des nombres positifs, comme dans Microsoft Office 2007). Cela peut vous donner des indices graphiques rapides sur la façon dont les bénéfices et les pertes, par exemple, correspondent à un schéma plus facile à détecter graphiquement qu’en regardant une colonne de nombres. Vous avez configuré ce type de format conditionnel en cliquant sur Accueil, Formatage conditionnel, Barres de données, puis choisissez un ensemble de couleurs dans la galerie Gradient Fill. Les résultats sont visibles dans la capture d’écran ci-dessus dans la colonne P.

Affichez les valeurs réelles de la cellule lors de la création ou de l’édition d’une formule

L’exemple précédent montre comment afficher les formules dans la feuille de calcul complète. Voici comment passer entre l’affichage des adresses de la cellule dans une formule et les valeurs réelles dans chaque cellule. Utilisez toute méthode qui affiche une formule – par exemple, lorsque la formule de la cellule actuelle est visible dans la barre de formule, ou lorsque vous créez une formule pour la première fois, ou après avoir pressé Ctrl-tilde pour afficher les formules tout au long de la feuille de calcul .

Dans la formule que vous souhaitez connaître, sélectionnez les adresses des cellules et appuyez sur F9. Les adresses en surbrillance sont remplacées par les valeurs de toutes les cellules référencées dans la formule. Appuyez sur Echap pour revenir à l’affichage normal. La capture d’écran ci-dessus montre une formule qui affiche normalement l’adresse D12: O12, mais lorsque j’ai sélectionné cette adresse et j’ai appuyé sur F9, les valeurs réelles apparaissent.

Mettez en surbrillance toutes les cellules référencées par une formule

Lorsque vous déboguez une feuille de calcul, vous pouvez naviguer facilement dans toutes les cellules référencées dans une formule. Mettez en surbrillance la cellule et appuyez sur Ctrl- [(c’est Ctrl-open-square-bracket). Excel met en évidence toutes les cellules référencées par la formule, et déplace la sélection actuelle à la première des cellules référencées. Appuyez sur Entrée, et la sélection se déplace vers la prochaine cellule référencée, et continuez à appuyer sur Entrée pour déplacer le reste des cellules référencées. Dans la capture d’écran, j’étais à l’origine dans la cellule D35 et pressé Ctrl- [. Ceci a souligné D12, D26 et D35; Et D12 est devenu la cellule actuelle.

Sélectionnez les formules qui font référence à la cellule actuelle

L’astuce précédent a expliqué comment utiliser Ctrl- [(Ctrl-open-square-bracket) pour voir toutes les cellules référencées par une formule. Que faire si vous voulez faire l’inverse et voir les formules qui font référence à une cellule? Sélectionnez la cellule, puis appuyez sur Ctrl-] (Ctrl-close-square-bracket). Comme dans l’astuce précédent, la sélection passe à la première formule qui fait référence à la cellule. Appuyez plusieurs fois sur Enter pour accéder aux autres formules qui font référence à la cellule. Dans la capture d’écran, j’étais à l’origine dans la cellule D3. J’ai appuyé sur Ctrl-]. Ceci a mis en évidence B3, D12 et D35, et B3 est devenu la cellule actuelle.

Ranger vos graphiques

Si vous avez déjà créé deux graphiques ou plus sur une feuille de calcul, vous savez combien il est difficile de les aligner et de les rendre de la même taille. Voici le moyen facile. Cliquez sur le premier graphique pour le sélectionner, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les autres graphiques que vous souhaitez aligner les uns avec les autres.

Lorsque tous les graphiques que vous souhaitez aligner sont sélectionnés, faites un clic droit sur l’un d’entre eux et choisissez Taille et Propriétés. Cela ouvre la boîte de dialogue Forme de forme, et les mesures que vous entrez dans la boîte de dialogue seront appliquées à tous les diagrammes sélectionnés. Après avoir fait les graphiques de la même taille, passez à l’onglet Outils de dessin et cliquez sur Format. Utilisez le menu déroulant Aligner sur le ruban pour aligner les tableaux sélectionnés et les répartir uniformément soit horizontalement, soit verticalement.